Privatlivspolitik

Fortegnelse over behandling af personoplysninger i en amatørforening
Fortegnelsen er til opfyldelse af den dokumentationspligt, der påhviler en amatørforening i medfør af persondataforordningen. Amatørforeninger er omfattet af pligten i fuldt omfang, hvorfor der skal føres fortegnelse over almindelige personoplysninger såvel som personoplysninger tillagt en højere grad af beskyttelse (følsomme oplysninger, oplysninger om strafbare forhold og CPRnummer).
Den sidste kolonne skal udfyldes og ajourføres løbende af foreningen.
Fortegnelse over behandlingsaktiviteter i:
Visens Venner i Kolding, Sankelmarkvej 26, 6000 Kolding, CVR 30974786
Data for seneste ajourføring af dokumentet: 23. maj 2018

1. Hvem har ansvaret for databeskyttelse i foreningen?
Følgende bestyrelsesmedlemmer:
• Kirsten Bøgelund, tlf. 2073 6568, kibe@boegelund.info
• Benny Bøgelund, tlf. 4182 4554, bennyboegelund@gmail.com •

2. Hvad er formålene med behandlingen
a) Varetagelse af medlemsforhold og ansattes forhold, herunder aktivitetsudøvelse, kommunikation, medlemsmøder, generalforsamlinger og kontingentopkrævning Administration af foreningens eksterne relationer, herunder indberetning til kommunen efter folkeoplysningsloven
b) Udbetaling godtgørelser

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Almindelige personoplysninger:
a) Navn
b) Mailadresse
c) Telefon
d) Adresse

Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
a) Ingen

4. Hvem behandler vi oplysninger om?
Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede personer:
a) Medlemmer
b) Frivillige

5. Hvem videregives oplysningerne til?
a) Oplysningerne videregives ikke

6. Hvornår sletter vi personoplysninger i foreningen?
a) Vi opbevarer almindelige personoplysninger på medlemmer i op til 3 år efter tilhørsforholdets ophør.
Almindelige personoplysninger om frivillige opbevares i op til 1 år efter virket er ophørt. For lønnede ansattes vedkommende opbevares oplysningerne i op til 5 år efter arbejdets ophør.
b) Oplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse, sletter vi i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er opfyldt.
c) CPR-nummer indeholdt i bogføringsmateriale gemmes i 5 år fra regnskabsårets udløb

7. Hvordan opbevarer vi personoplysninger i foreningen?
Vi opbevarer alle personoplysninger i foreningen på vores computer, som er beskyttet af password, som kun Kirsten Bøgelund og Benny Bøgelund kender til.

8. Hvad skal vi gøre, hvis der sker et brud på persondatasikkerheden?
Hvis alle eller nogle af de registrerede oplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi vores hovedorganisation og drøfter eventuel anmeldelse til politiet og Datatilsynet.

9. Hvad kan vores IT-system, og har vi tænkt databeskyttelse ind i vores ITsystemer?
Vores IT-system kan følgende:
a) Systemet har ikke en automatisk slettefunktion, så vi gennemgår oplysningerne manuelt
b) Oplysningerne opbevares ikke længere end nødvendigt
c) Oplysningerne anvendes ikke andre formål, end de formål, de oprindeligt er indsamlet til

Privatlivspolitik for amatørkulturforeninger  maj 2018

Visens Venner i Koldings dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler dem. Målet er at sikre en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler således kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Visens Venner i Kolding er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger

Kontaktperson: Kirsten Bøgelund

Adresse: Sankelmarkvej 26, 6000  Kolding

CVR: 30974786

Telefonnr.: 2073 6568

Mail: kibe@boegelund.info

Website: wwwvisensvennerikolding.dk

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

 Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede interesser i at behandle dine oplysninger

(interesseafvejningsreglen)

  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav Behandling med samtykke ?

 

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os

 

  • Formål med behandling af oplysninger på instruktører, korledere, frivillige etc.:
    • Håndtering af instruktørernes, korledernes og de frivilliges hverv og pligter i foreningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os

 

 

Behandling af personoplysninger

 Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger:

o Almindelige personoplysninger:

– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer,

e-mailadresse …

o Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • ingen
  • Oplysninger om ansatte.:

o Almindelige personoplysninger:

– Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse

– Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og

bankkontonummer

 

o Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

  • Ingen

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig, men i visse tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn til instruktører og korledere m.v.

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af

interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af relevante aktiviteter i foreningen
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­_____________________________

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som instruktør, korleder, eller frivillig:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Frivillige i foreningen:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter dit virke er ophørt

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.